Ressources Humaines & Employés
Gestion complète des employés dans GoLynk Data System : fiches, permissions, congés, pointages et accès fiduciaire.
Sur cette page
Fiches employés
Chaque employé dispose d'une fiche complète centralisée dans GoLynk GDS.
Créer un employé
Informations disponibles par fiche
| Section | Contenu |
|---|---|
| Identité | Prénom, nom, date de naissance, nationalité, numéro AVS |
| Contact | Email professionnel, téléphone, adresse |
| Poste | Intitulé, département, manager, date d'entrée/sortie |
| Contrat | Type (CDI, CDD, temps partiel), taux d'activité %, salaire |
| Congés | Solde de jours, demandes en cours, historique |
| Remboursements | Notes de frais soumises et leur statut |
| Kudos | Kudos reçus et envoyés |
Profils de permissions
GoLynk GDS utilise un système de permissions par module. Pour chaque module (Comptabilité, CRM, Projets, etc.), un employé peut avoir l'un des 4 niveaux d'accès suivants :
| Niveau | Description |
|---|---|
| Admin | Accès total : lecture, écriture, suppression, configuration du module |
| Écriture | Peut créer et modifier des données, mais pas supprimer ni configurer |
| Lecture | Peut consulter les données en lecture seule, aucune modification |
| Aucun | Module masqué — l'employé ne voit pas ce module dans sa navigation |
Profils prédéfinis
GoLynk inclut des profils de permissions prêts à l'emploi. Vous pouvez les utiliser tels quels ou créer des profils personnalisés :
| Profil | Accès typique |
|---|---|
| Propriétaire | Admin sur tous les modules. Non modifiable. |
| Directeur / Manager | Admin sur la majorité des modules, sauf la configuration système |
| Comptable | Admin Comptabilité + Lecture CRM/Factures. Pas d'accès RH. |
| Commercial | Admin CRM + Facturation. Lecture Projets. Pas d'accès Comptabilité. |
| Chef de projet | Admin Projets/Tâches + Lecture Stock/CRM. |
| Employé standard | Lecture Projets/Tâches/Calendrier. Accès Messagerie + Culture. |
| Stagiaire | Lecture uniquement. Pas d'accès Comptabilité ni RH. |
| Personnalisé | Créez vos propres combinaisons dans RH → Profils de permissions. |
Système de connexion employé
Les employés se connectent via un système distinct de l'authentification administrative, basé sur un identifiant + PIN.
Fonctionnement
La connexion employé utilise PBKDF2 pour le hachage du PIN (évite les délais de bcrypt incompatibles avec l'environnement Deno). Le token de session est un JWT signé valide 1 heure, renouvelable automatiquement en cas d'activité.
Gestion des PINs
L'administrateur définit et peut réinitialiser le PIN de chaque employé depuis la fiche employé (RH → Employés → [employé] → Changer PIN). L'employé ne peut pas changer son propre PIN — cela renforce la sécurité et évite les accès non autorisés.
Sessions et sécurité
Chaque session employé est enregistrée dans la table employee_sessions avec : IP source, empreinte navigateur (User-Agent), date/heure, statut. L'administrateur peut voir les sessions actives et les révoquer depuis le panneau d'administration.
Congés & absences
Le module de gestion des congés permet de suivre les demandes d'absences de chaque employé avec un workflow d'approbation.
Demande de congé (employé)
Approbation (administrateur)
Solde de congés
Le solde initial est défini par l'administrateur lors de la création de la fiche employé (en jours, selon la législation suisse). Il est décrémenté automatiquement à chaque congé approuvé. Le solde est visible par l'employé dans son tableau de bord.
Pointages & présences
GoLynk GDS intègre un système de pointage (clock-in/clock-out) pour suivre les heures de présence des employés.
Fonctionnement
Les employés pointent leur arrivée et départ directement depuis leur interface GoLynk. Le système enregistre l'horodatage précis dans la table employee_presence. L'administrateur peut consulter un récapitulatif hebdomadaire/mensuel des heures par employé.
Correction manuelle
L'administrateur peut corriger manuellement un pointage erroné (oubli de pointer, etc.) depuis la fiche employé → onglet Présences. Chaque correction est journalisée avec l'identifiant de l'administrateur ayant effectué la modification.
Remboursements & notes de frais
Les employés peuvent soumettre des notes de frais directement depuis GoLynk pour se faire rembourser leurs dépenses professionnelles.
Soumission d'une note de frais
Charges sociales suisses
GoLynk GDS inclut un module de calcul des charges sociales conformes à la législation suisse (2026).
Taux de charges sociales
| Charge | Employé | Employeur | Total |
|---|---|---|---|
| AVS/AI/APG | 5.30% | 5.30% | 10.60% |
| AC (chômage) | 1.10% | 1.10% | 2.20% |
| LPP (prévoyance) | Variable | Variable | Selon caisse |
| LAA (accident) | Variable | 0.17%+ | Selon branche |
| IJM (maladie) | Variable | Variable | Selon assureur |
Calcul automatique
GoLynk calcule automatiquement les charges sociales pour chaque fiche employé en fonction du salaire brut saisi. Ce calcul est indicatif et sert de base pour la comptabilisation des charges patronales dans le journal. Le calcul final pour les déclarations officielles (caisse AVS, LPP, etc.) doit être validé par votre fiduciaire.